Programme Etablissements Sociaux et Médico-Sociaux Numérique : appel à projet pour la phase d’amorçage

Appel à projets / candidatures / manifestation d'intérêt
Visuel

Accroche
L'ARS Mayotte lance un appel à projet pour la phase d’amorçage du programme ESMS numérique.

Corps de texte

Contexte

Pourquoi un programme pour le numérique dans le secteur médicosocial ?

Le programme ESMS numérique est partie intégrante de la feuille de route nationale du virage numérique en santé ; il constitue avec HOP’EN l’un des programmes nationaux destinés à soutenir l’innovation, évaluer et favoriser l’engagement des acteurs. Il s’inscrit pleinement dans le cadre technique de référence issu de la feuille de route du numérique en santé, qui repose sur trois piliers que sont l’éthique, la sécurité et l’interopérabilité. Il favorise le déploiement dans le champ médico-social des référentiels socles ainsi que des services socles, tels que le dossier médical partagé, la messagerie sécurisée en santé, ou l’e-prescription.

Le programme ESMS numérique vise à concourir à la qualité des réponses aux besoins des usagers, en favorisant l’émergence et les usages que les services numériques peuvent apporter au service de la continuité de l’accompagnement, l’inclusion, la fluidité des parcours et les interactions avec les personnes âgées, handicapées et leurs proches aidants ainsi que de leur participation à la définition de leur projet personnalisé. A la fois levier et objet de transformation, le programme nécessite de mettre en place un accompagnement au changement porté par l’ensemble des acteurs nationaux et régionaux.
 

Présentation du programme

Les objectifs stratégiques du programme ESMS numérique consistent à :

  • Aboutir à une progression du niveau de maturité de l’ensemble des établissements et services sur les sujets numériques et sur l’apport des systèmes d’information à la qualité de l’accompagnement et des soins, en plaçant l’usager et son projet au cœur des solutions informatiques ;
  • Amener les ESMS à un socle minimum de maturité de leurs systèmes d’information (sécurité, interopérabilité, RGPD, équipement matériel, acquisition de logiciels, déploiement) que certains ont déjà atteint et pourront dépasser ;
  • Développer les usages et les bonnes pratiques du numérique dans les ESMS ;
  • Structurer la démarche en programme de transformation pluriannuel au moyen d’une gouvernance stratégique et opérationnelle associant l’écosystème, et mobilisant des leviers de transformation appropriés ;
  • Soutenir quelques projets innovants permettant de favoriser les usages de ces systèmes d’information.

Le périmètre du programme comprend plusieurs dimensions :

  • Le déploiement du dossier usager informatisé interopérable (DUI) ;
  • Le développement de services numériques à destination des usagers, afin de permettre à la personne accompagnée et à ses proches aidants d’être partie prenante de la définition et la mise en œuvre de son projet d’accompagnement et son parcours ;
  • L’intégration et la conformité aux référentiels et services socles prévus par la stratégie du numérique en santé ;
  • La mise en place d’outils de pilotage (du niveau local au niveau national, des organismes gestionnaires aux tutelles).

Pour répondre à ces enjeux, le programme « ESMS numérique » s’appuie dans un premier temps sur une phase d’amorçage financée par une enveloppe de crédits d’amorçage de 30 millions d’euros constituée par la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA), qui couvre la période 2020 – 2022.

La phase d’amorçage

La phase d’amorçage est destinée à valider le schéma d’urbanisation cible du SI Santé-médico-social et à finaliser la préparation de la phase de déploiement, notamment sur les éléments d’accompagnement.

Elle s’appuie sur des projets pilotes (démonstrateurs), repartis dans toutes les régions, concernant environ 800 ESMS.

Les opérations financées seront sélectionnées dans le cadre d’appels à projets lancés et pilotés par chaque Agence Régionale de Santé (ARS) dans la cohérence du cadre national défini par la CNSA en relation avec les partenaires nationaux.

Une attention particulière sera accordée au fait que les projets retenus puissent être rapidement opérationnels et aboutir pendant la durée de la phase d’amorçage.

Les projets pilotes peuvent être multirégionaux et ainsi englober des ESMS relevant de plusieurs ARS. Le financement sera assuré par chaque ARS, au prorata du nombre d’ESMS concernés dans la région. Dans ce cas, le candidat devra déposer son projet auprès de l’ARS de la région dans laquelle est situé son siège social ou dans la région dans laquelle le plus grand nombre d’établissements et services sont localisés.

La stratégie régionale concernant le numérique pour les établissements et services médicosociaux

Celle-ci est en cours de définition : le secteur médico-social est encore peu développé mais s’accroit rapidement grâce aux soutiens de la puissance publique et des efforts des gestionnaires des structures actuelles et des promoteurs de nouveaux projets. Les usages actuels sont de ce fait modestes et mal connus mais émergent sûrement.

Autant d’incertitudes qui constituent à présent des opportunités de convergence. Aussi une mission d'assistance est-elle en cours (marché signé le 19 février 2021) dont l'objectif consiste d'ici mi-juin, à définir la stratégie territoriale de e-santé de Mayotte à l'horizon 3 ans. Et pour cela, à faire l’analyse de l’existant et proposer un scénario d’action émanant des acteurs.

Parmi ces actions, la priorité à court/moyen terme est en priorité de rentrer dans les attentes du national. Parmi elles, la Messagerie Sécurisée en Santé (élargie au secteur médico-social), l’INS (identitovigilance), le Dossier Médical Partagé, son pendant médico-social le Dossier Usager Informatisé, et son pendant hospitalier le Dossier Patient Informatisé, enfin la cybersécurité.

Il s’agit en priorité de permettre rapidement et facilement la transmission fluide au sein de l’équipe de soins puis des libéraux, des comptes rendus d’hospitalisation et de consultation du patient, du volet de synthèse médicale et des examens de biologie et d’imagerie.

L’extension au médicosocial est une opportunité supplémentaire de succès qui est intégrée à la mission quant à la partie bilan et usage, jusqu’à la formalisation d’un plan d’action.

Le rattrapage du retard concernant ces référentiels et services socles – garantissant sécurité et interopérabilité des systèmes – est le prérequis technique pour accélérer significativement les usages par tous les professionnels de santé et les patients qui le souhaitent (à travers l’Espace Numérique de Santé).

Conséquemment, l’ARS de Mayotte s’appuiera sur le GRADeS de l’Océan Indien, le GCS TESIS, pour le déploiement des outils nécessaires, en privilégiant ceux existants afin de bénéficier des meilleures synergies possibles.

Outre le gain attendu en matière de recherche-développement, la Réunion est le territoire privilégié de destination des patients et usagers de structures sanitaires et médicosociales inexistantes actuellement sur Mayotte. De ce fait, la dimension multirégionale du projet peut émerger.

L’appel à projets « amorçage »

ESMS éligibles au soutien en phase d’amorçage

Les ESMS éligibles sont en priorité les établissements et services pour personnes âgées et personnes handicapées tels que mentionnés à l’article L314-3-1 du CASF, financés au moins pour partie par l’assurance maladie. Afin de favoriser l’urbanisation des systèmes d’information au sein d’un même projet, il appartient aux ARS, dans l’analyse des projets qui leur seront présentés, de considérer l’ensemble des structures intégrées dans le périmètre du projet, quel qu’en soit le financeur.

Projets éligibles au soutien en phase d’amorçage

Les projets éligibles doivent permettre d’informatiser le dossier usager ou de garantir la mise en conformité au cadre technique du virage du numérique en santé (intégration des référentiels et services socles) d’une solution de gestion des dossiers usagers informatisés (DUI). Au regard des disparités de déploiement du numérique dans le secteur médico-social, le soutien des crédits d’amorçage s’organisera de manière différenciée, de manière forfaitaire et à hauteur de :

  • 25k€ par ESMS, pour les projets d’acquisition d’une nouvelle solution « dossier usager informatisé » incluant les prestations associées (cf. infra), dans la limite de 30 ESMS par projet ;
  • 10k€ par ESMS, pour les projets de mise en conformité au virage du numérique en santé d’une solution existante et l’accompagnement à l’usage (cf. infra), dans la limite de 30 ESMS par projet ;

  • 20k€ par ESMS, pour les équipements et infrastructures des petits établissements et services médico-sociaux uniquement.

Le financement des équipements et infrastructures doit être concomitant avec un projet de mise en œuvre d’un Dossier Usager Informatisé. Le financement de l’acquisition ou d’une montée de version d’une solution et celui des équipements sont regroupés en un financement unique.

Projet d’acquisition et de déploiement de solution DUI dans les ESMS n’en disposant pas encore :
Ces projets devraient concerner des organismes gestionnaires principalement de petite taille qui veilleront à s’inscrire dans une logique de mutualisation en sorte d’atteindre une taille critique nécessaire au pilotage de ce type de projet, comme mis en évidence par les retours d’expérience coordonnés par l’ANAP sur la transformation numérique dans le champ médico-social. Ne pourront ainsi être éligibles aux crédits d’amorçage que ceux portés par une « grappe » de structures composée d’au moins trois organismes gestionnaires regroupant au moins quinze ESMS. Ce seuil est porté à deux organismes gestionnaires et huit ESMS minimum pour les territoires ultramarins et la Corse.

Pourront être financés :

  • l’acquisition d’une solution DUI et l’ensemble des prestations permettant son déploiement ;
  • les équipements et infrastructures nécessaires à son usage par les professionnels (PC, tablette, WIFI) ;
  • le recours à des prestations d’assistance à maitrise d’ouvrage, le cas échéant, en soutien au pilotage des projets.

Les regroupements nécessaires à la structuration des projets peuvent prendre toute forme, depuis le GCSMS ou tout autre type de convention entre établissements.

Les organismes gestionnaires moyens et de grande taille pourront également acquérir une nouvelle solution DUI (cas d’un changement de solution), le financement sera alors limité à trente établissements.

Projets de mise en conformité des solutions DUI au cadre technique de référence

Ces projets devraient concerner des organismes gestionnaires qui souhaiteront organiser la montée de version de leurs DUI et éventuellement changer le périmètre fonctionnel de leurs solutions logicielles. La solution déployée devra impérativement intégrer les référentiels et services socles du virage du numérique en santé.

Les projets pilotes éligibles au soutien des crédits d’amorçage devront mettre en œuvre l’interopérabilité du DUI avec au moins deux services socles (MSSanté, DMP, e-prescription) pour les ESMS médicalisés. Pour les autres structures, la solution logicielle pourra être interfacée à une plateforme régionale de coordination et à la messagerie sécurisée de santé. Dans tous les cas, ces projets permettront d’identifier de nouveaux usages et de vérifier l’intégration des référentiels socles et de l’INS dans les solutions.

Le financement d’un projet correspondra soit à l’acquisition d’une solution DUI soit la mise en conformité d’une solution existante pour un ensemble d’ESMS mais en aucun cas aux deux types de projets.

Conformité des achats au cadre technique de référence

Pour bénéficier des crédits d’amorçage, les organismes gestionnaires :

  • devront recourir au marché national dédié et porté par la centrale d’achat mandatée par la CNSA pour l’acquisition et le déploiement de solutions conformes au cadre technique de référence ou pour leur montée de version, ainsi que les prestations associées. Une dérogation à ce principe est prévue lorsqu’une solution informatique non référencée dans le marché national est déployée dans l’ensemble des ESMS d’au moins un champ (personnes âgées ou personnes handicapées) d’une région. En ce cas, les projets de montée de version du dossier usager informatisé peuvent bénéficier des crédits d’amorçage quand bien même la solution informatique ne serait pas référencée dans le marché national.
  • pourront par ailleurs recourir aux marchés existants de la centrale d’achat pour commander :
    • Des équipements matériels (PC, tablette, installation WIFI)
    • Des prestations d’assistance à la maitrise d’ouvrage (AMOA) pour les aider à formaliser leurs marchés et/ou
    • Des prestations d’assistance à la maitrise d’ouvrage pour piloter leur projet métier.
  • Des documents types, liés à la typologie des projets et à la diversité des ESMS, seront mis à disposition des organismes gestionnaire pour faciliter le recours aux prestations d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage.

Modalités de financement

Le séquencement des paiements aux porteurs de projet devra permettre de soutenir une bonne dynamique projet tout en garantissant les usages des solutions, selon les modalités suivantes :

  • 40% au démarrage du projet, à la signature de la convention entre l’ARS et le porteur du projet ;
  • 40% à la fin du paramétrage de la solution dès la réception de la facture de la fin du paramétrage de la solution ;
  • 20% à la fin du déploiement (fin de la généralisation du déploiement) dès la vérification des critères d’utilisation et réception de la facture de la fin du déploiement de la solution.

Critères de sélection des projets

Critères de recevabilité

Critères

Commentaires

Description du projet

Mise en place d’un dossier usager informatisé ou
Evolution d’une solution dossier usager informatisé existante interopérable avec des services socles

Respect du cahier des charges national DUI fourni

Le demandeur doit produire une attestation sur l’honneur relative au respect du socle d’exigences des solutions numériques inscrites dans l’accord cadre

Nombre d’utilisateurs de la solution

Nombre de personnes susceptibles d’utiliser l’outil, préciser lesquelles

Typologie de projet

Gros/moyen OG ou Grappes de petites structures

Type de public

PA ou PH

Nombre de structures concernées

Fournir le nom de l’OG porteur du projet, sa typologie et la liste des établissements qui bénéficieront de la solution mutualisée et leur typologie

Equipe projet

Si oui

Préciser le nombre de personnes mobilisées sur le projet et leur rôle, et l’organisation du projet (hors AMOA)

Durée du projet

Préciser la durée du projet

Planning du projet

Fournir le planning prévisionnel de mise en œuvre du projet

Disponibilité de l’application

* Continuité d'activité de l'application
* Taux de disponibilité du DUI

Confidentialité

* Existence d'un document interne sur les règles d'accès et d'usage du SI
* Information des usagers sur les conditions d'utilisation des données à caractère personnel et les modalités d'exercice de leur droit

Critères de priorisation

Critères de priorisation

Commentaires

Motivation du porteur

Préciser les objectifs du projet et l'organisation mise en place

Périmètre fonctionnel

Préciser le ou les blocs fonctionnels mis en œuvre et les indicateurs associés (selon la cartographie de l’ANAP)

Solution mutualisée (partagée entre plusieurs OG si possibles de catégories d’ESMS différentes)

Préciser les structures concernées et nombre de personnes accompagnées

Interopérabilité de la solution avec son écosystème

Possibilité d'usage d'un service socle minimum (exemple MSSanté, DMP, etc.)

Interconnexion avec une plateforme régionale

Si oui :

Décrire les modalités d'échanges avec une plateforme régionale et préciser le nom de cette plateforme (si cette fonctionnalité est prévue)

Critères d’utilisation

Critères d’utilisation

Commentaires

Critères métier

 

Taux de dossiers actifs (sur les trois derniers mois (pendant la phase projet) puis tous les mois (pendant la maintenance de la solution))

Nombre de dossiers mis à jour

----------------------------------------------------------------------   x 100%         

Nombre de personnes accompagnées dans la structure

Taux de dossiers actifs avec un projet personnalisé (sur les trois derniers mois (pendant la phase projet) puis tous les mois (pendant la maintenance de la solution)

Nombre de dossiers actifs dans le mois ayant un projet personnalisé ouvert (en préparation ou actif)

------------------------------------------------------------------------         x 100%  

Nombre de dossiers actifs dans la solution DUI

Taux de dossiers actifs ayant au moins un événement (sur les trois derniers mois (pendant la phase projet) puis tous les mois (pendant la maintenance de la solution)

Nombre de dossiers actifs dans le mois ayant au moins un événement dans son dossier usager

------------------------------------------------------------------------         x 100%  

Nombre de dossiers actifs dans la solution DUI

Critères liés aux projets socles (au moins deux des critères sont à choisir et à valoriser) et/ou à une plateforme

 

Nombre de messages émis par la MSSanté par la structure sur les trois derniers mois.

Préciser le nombre de messages approximatif qui sont échangés par MSSanté

Nombre de documents déposés dans le DMP (sur les trois derniers mois (pendant la phase projet) puis tous les mois (pendant la maintenance de la solution)

Préciser le nombre approximatif de documents qui sont stockés dans le DMP pendant la durée du projet

Nombre de données échangées entre le DUI et l’outil e-prescription (sur les trois derniers mois (pendant la phase projet) puis tous les mois (pendant la maintenance de la solution)

Nombre de fois dans le mois ou une prescription électronique est importée dans la solution DUI

Nombre de données échangées entre une plateforme e-parcours et le dossier usager informatisé (sur les trois derniers mois (pendant la phase projet) puis tous les mois (pendant la maintenance de la solution)

Nombre d’échanges réalisés via le cahier de liaison entre la solution DUI et la plateforme pendant la durée du projet

Remarque :

20% du financement des projets est lié aux critères d’utilisation, ces 20% sont répartis équitablement entre ces cinq critères. La part de financement de chaque critère est liée au résultat obtenu (prorata entre l’évaluation faite et le résultat réel obtenu)

En cas de difficulté majeure de mise en place d’un projet socle ou d’une plateforme e-parcours indépendante de l’équipe projet, les 20% seront répartis sur les autres critères.

Calendrier de l’appel à projet

  • Publication de l’appel à projet le 10 février 2021
  • Ouverture de l’appel à projets : les porteurs de projets déposent leur candidature sous l’outil PAI numérique « GALIS » du 10/02/2021 au 30/04/2021
  • Sélection des candidats : de 03/05/2021 jusqu’à 31/05/2021. A l’issue de l’instruction du projet éligible et prioritaire, l’ARS notifie un accord conditionnel au porteur de projet.
  • Expression d’un besoin par les porteurs de projets : Cet accord conditionnel permet au porteur de projet de produire une expression de besoins qui sera déposée sur la plateforme nationale d’achat (disponible à compter du 15 mars 2021), ce dans la logique du système d’achat dynamique portée par le RESAH.
  • Notification des crédits : Après la sélection d’un éditeur, les porteurs de projet contractualisent avec lui et transmettent une copie à l’ARS qui notifiera au porteur de projet, sous la forme d’une convention, la validation définitive de sa candidature et l’engagement de mise à disposition des crédits comme mentionné plus haut. Les conventions de financements entre l’ARS et le porteur de projet devront être signées impérativement avant le 30/06/2021.

Comment poser sa candidature ?

La personne morale gestionnaire qui sollicite une aide à l’investissement numérique doit déposer sa demande directement dans l’outil PAI numérique de la CNSA. Pour ce faire, elle dispose de formulaires dématérialisés.

Le guide d’utilisation de l’outil est téléchargeable sur le site internet de la CNSA (https://www.cnsa.fr/documentation/guide_deposant_v1b.pdf).

Les dossiers de demande d’aide sont différenciés en fonction du type de projet (Acquisition d’un Dossier usager informatisé ou mise en conformité d’une solution existante) et du champ (PA, PH).

Les différentes étapes du dépôt du dossier sont synthétisées ci-dessous et détaillées dans le guide d’utilisation de l’outil.

https://galis-subventions.cnsa.fr/aides/#/cnsa/connecte/F_PAI_NUMERIQUE/depot/simple

Aller plus loin

Contact

Contenu

Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter :

Mme Mayssoune IDAROUSSI, cheffe du service médicosocial

mayssoune.idaroussi@ars.sante.fr